Politique de protection des données personnelles

Définitions

Au sens de la présente Politique, les termes suivants seront utilisés :

« AIPD » • Analyse d’Impact relative à la Protection des Données.

« CNIL » • Commission Nationale Informatique et Libertés.

« Cookies » • Les « cookies » (ou témoins de connexion) sont des petits fichiers texte de taille limitée qui permettent de reconnaitre votre ordinateur, votre tablette ou votre mobile aux fins de personnaliser les services qui vous sont proposés.

« Destinataire » • La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.

« Donnée à caractère personnel » • Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« DPO » • Data Protection Officer ou Délégué à la Protection des Données (DPD en français).

« Internaute » • Toute personne se connectant au site.

« Personne concernée » • La personne physique à laquelle se rapportent les données à caractère personnel faisant l’objet du traitement.

« RGPD » • Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

 « Responsable de traitement » • La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

« Site » • Le Site Internet : https://www.montlucon-habitat.fr/

« Sous-traitant » • La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

 « Tiers » • Une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.

« Traitement » • Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Préambule

Montluçon Habitat tient à placer la protection des données à caractère personnel au cœur de ses engagements.

La présente Politique de Protection des Données contribue au respect par Montluçon Habitat de la règlementation en matière de protection des données à caractère personnel, conformément au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD) et à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

Délégué à la Protection des Données (DPO)

Afin de garantir le plus grand respect de la règlementation et d’assurer la plus grande transparence, Montluçon Habitat, en sa qualité de responsable de traitement, a désigné un DPO que vous pouvez joindre par :

• Formulaire de contact.
• Voie postale : 2 quai Louis Blanc • 03100 Montluçon.

Collecte et utilisation des données

Montluçon Habitat collecte uniquement les données à caractère personnel strictement nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Montluçon Habitat ne traite pas les données d’une manière incompatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées.

Les données collectées via les formulaires du présent Site et marquées d’un astérisque (*) sont nécessaires au traitement de la demande, les autres sont facultatives et visent à en faciliter le traitement.

Conservation des données

Montluçon Habitat conserve les données à caractère personnel pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Communication des données

Vous êtes informés que les données à caractère personnel vous concernant sont susceptibles d’être communiquées :

• Aux services internes de Montluçon Habitat qui ont un besoin réel et justifié d’accéder à ces données ;
• A tout sous-traitant ou prestataire ayant un besoin réel et justifié d’accéder à ces données ;
• A tout organisme (tiers) auquel Montluçon Habitat serait tenu, en vertu d’une obligation légale, de communiquer de telles données à caractère personnel.

Dans le cadre de l’utilisation générale du Site, les données des internautes sont accessibles au service Communication de Montluçon Habitat, au prestataire en charge de l’hébergement et de la gestion du site web.

Gestion des violations de données

Montluçon Habitat s’engage à prendre toutes les mesures afin de minimiser les impacts d’une éventuelle violation de données à caractère personnel pour les personnes concernées, et à respecter les formes et délais requis par la règlementation.

Sécurité et Confidentialité

Montluçon Habitat met en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Privacy by Design

Avant de mettre en œuvre tout traitement de données à caractère personnel, Montluçon Habitat :

• Informe le DPO de tout nouveau projet de traitement de données à caractère personnel ;
• Suit l’avis du DPO sur les questions relatives à ce projet concernant la protection des données à caractère personnel ;
• Mène une analyse du risque que peut faire peser le traitement sur la vie privée ;
• Sensibilise le personnel sur la protection des données à caractère personnel ;
• Plus généralement, met en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées de façon effective et à assortir le traitement des garanties nécessaires afin de répondre aux exigences du RGPD et de protéger les droits de la personne.

Utilisation du site web

Formulaire de contact

Montluçon Habitat propose un formulaire permettant de prendre contact avec ses équipes. Cela représente un traitement de données à caractère personnel, l’Office ayant un intérêt légitime à répondre aux demandes qui lui sont adressées.

Les données sont accessibles aux services chargés du traitement de la demande et sont conservées uniquement le temps nécessaire au traitement de la demande.

Recrutement

Pour information, Montluçon Habitat propose un formulaire vous permettant de postuler à une offre d’emploi ou transmettre une candidature spontanée.

Montluçon Habitat met en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion du recrutement.

Cela représente un intérêt légitime pour Montluçon Habitat qui est de disposer du personnel suffisant pour assurer ses missions.

Les données relatives à votre candidature (CV, lettre de motivation, diplômes, certifications, références, etc.) sont destinées au Service des Ressources Humaines ainsi qu’aux Responsables de services concernés.

Vos données (nom, prénom, adresse électronique et numéro de téléphone) pourront également être communiquées à notre partenaire en charge de la réalisation des tests de personnalité.

Les données de votre dossier de candidature seront conservées par Montluçon Habitat le temps du processus de recrutement et, si vous n’êtes pas retenu, pour une durée supplémentaire et maximale d’un an à compter du dernier contact avec vous, sauf opposition de votre part.

Ensuite, une conservation de ces éléments en archives intermédiaires jusqu’à la prescription de toute action en justice pour des motifs de discrimination à l’embauche sera appliquée en vertu de l’article 1134-5 du Code du travail.

Le cas échéant, les résultats du test de personnalité seront détruits à l’issue du processus de recrutement.

Newsletter

Montluçon Habitat propose un service d’envoi de sa newsletter à des fins de prospection commerciale et de communication non commerciale.

En renseignant votre adresse électronique dans l’encart dédié, vous consentez à ce que Montluçon Habitat l’utilise à cette fin.

Les données sont destinées au service Communication et seront conservées jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement par le biais du lien de désinscription spécifique présent dans chaque communication ou, à défaut, 3 ans après le dernier contact avec vous.

Gestion de la demande de logement

Montluçon Habitat met en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalités la gestion des demandes de logement social en location ainsi que la préparation et le suivi des Commissions d’Attribution (dont COMDALO), ce qui constitue pour Montluçon Habitat une obligation légale (Code de la construction et de l’habitation).

Les données utilisées sont :

• Celles du formulaire CERFA 14069-0x ;
• Les données et documents permis par l’arrêté du 22 décembre 2020.

Les données concernant le demandeur peuvent être communiquées :

• Soit directement par le demandeur lui-même ;
• Soit indirectement par les Systèmes d’enregistrement des demandes de logement locatif social (départemental et national).

Les données sont destinées aux services Clientèle et Vie locative de Montluçon Habitat, et seront communiquées aux Systèmes d’enregistrement des demandes de logement locatif social, aux membres de la commission d’attribution dont la composition est définie à l’article R441-9 du code de la construction et de l’habitation ainsi qu’aux organismes mentionnés à l’article R.441-2-6 du même code.

Les données sont supprimées à compter de la radiation de la demande du système d’enregistrement ou en cas d’attribution d’un logement. Elles sont également effacées lorsqu’un demandeur en fait la demande avant une radiation ou une attribution. Dans tous les cas, les données strictement nécessaires à l’accomplissement d’obligations légales peuvent être archivées le temps nécessaire au respect de l’obligation en cause, et particulièrement pour répondre aux demandes de l’ANCOLS (Agence Nationale de Contrôle du Logement Social).

Gestion locative

Les informations concernant le locataire et les occupants du logement font l’objet d’un traitement de données à caractère personnel destiné à la gestion du patrimoine immobilier à caractère social de Montluçon Habitat (gestion locative et patrimoniale des logements et de leurs accessoires, gestion des relations avec les organismes gestionnaires des aides au logement, gestion des relations avec les réservataires des logements, suivi des impayés (précontentieux), enquêtes de satisfaction, enquêtes obligatoires, …). Ces finalités sont principalement nécessaires à l’exécution du contrat (le bail) qui vous lie à Montluçon Habitat et, pour certaines, répondent à une obligation légale, aux intérêts légitimes de bonne gestion de l’organisme ou encore à une mission d’intérêt public.

Ces données sont, de manière non exhaustive :

• Données administratives et financières :
  • Données d’identification des occupants ;
  • Données d’identification des représentants légaux et mandataires ;
  • Situation familiale et matrimoniale ;
  • Données relatives à la vie professionnelle ;
  • Informations d’ordre économique et financier (ressource, dépôt de garantie, du loyer, des aides, des charges, identité bancaire ou postale, assurance, …) ;
• Données relatives à la santé strictement nécessaires à la gestion du patrimoine immobilier ;
• Données utiles au calcul des charges telles que les consommations d’eau, gaz ou électricité et autres éléments facturables ;
• Données nécessaires à la gestion des précontentieux et contentieux ;
• Données utiles au suivi des réclamations ;
• Situation CAF via le traitement CDAP (Consultation du Dossier Allocataire par les Partenaires) mis en œuvre par les Caisses d’Allocations Familiales.

Les données sont nécessaires à la gestion du contrat de location.

Elles sont principalement destinées à un usage interne. Toutefois, peuvent être destinataires des informations les concernant et dans les strictes limites de leurs attributions respectives :

• Les prestataires et sous-traitants intervenant sur le parc immobilier, en particulier les entreprises intervenant sur les réseaux techniques et les services gérant les réseaux de distribution d’énergie, d’eau et de télécommunications ;
• Les sous-traitants auxquels fera appel Montluçon Habitat dans le cadre de prestations externalisées telles que les enquêtes de satisfaction, les opérations de routage, certaines études sur son parc locatif ou encore les prestataires assurant la maintenance des logiciels de gestion locative ;
• Les compagnies d’assurances ;
• Les organismes autorisés par une disposition légale à obtenir la communication de données à caractère personnel relatives aux résidents et à leurs parcours résidentiels ;
• Les auxiliaires de justice et officiers ministériels ;
• Les établissements publics de coopération intercommunale chargés d’assurer le recouvrement de certaines taxes ;
• Les organismes payeurs des allocations logement et de l’aide personnalisée au logement ;
• Les réservataires de logements ;
• Les sociétés de recouvrement ;
• Les demandeurs qui pourront visiter le logement une fois que vous aurez donné un préavis et les nouveaux locataires entrants.

Les données à caractère personnel relatives aux locataires ou résidents seront supprimées à compter du départ du résident concerné ou, en cas de sommes restant dues, à compter du paiement complet des sommes dues au bailleur. Les données strictement nécessaires à l’accomplissement d’obligations légales peuvent être archivées le temps nécessaire au respect de l’obligation en cause.

Précontentieux & Contentieux

Troubles de voisinage

Montluçon Habitat met en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des précontentieux et contentieux avec les locataires et les tiers, dans le cadre de son intérêt légitime à assurer aux locataires la jouissance paisible des lieux (article 6 de la Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 1719 et 1253 du Code civil).

Les données seront destinées à un usage interne mais pourront également être communiquées aux autorités judiciaires compétentes, aux auxiliaires de justice et officiers ministériels concernés, aux organismes tiers autorisés par une disposition légale ainsi qu’au médiateur de la Mairie et au conciliateur de justice le cas échéant.

Les prestataires de gestion informatique pourront également accéder aux données pour ce qui les concerne.

Les données concernant le locataire présumé auteur des nuisances peuvent être communiquées à Montluçon Habitat par un tiers de son voisinage et comportant les éléments indiqués dans un courrier dédié.

Les données seront conservées selon les modalités suivantes :

• Nuisances particulièrement graves (faits de violence, menaces, harcèlement, dégradations…) : 10 ans sauf si la cause des nuisances disparaît définitivement avant ;
• Nuisances de moindre importance (comportement agressif verbalement, plaintes récurrentes de locataires…) : 5 ans afin de les rappeler au locataire en cas de réitération et de plaintes récurrentes du voisinage après de petites périodes d’accalmie consécutives à l’intervention des services de Montluçon Habitat ;
• Nuisances légères (bruit, odeurs, saleté…) : un an.

En tout état de cause, le cas échéant, les données seront conservées le temps de la procédure, selon les délais de prescription et obligations légales.

Impayés

Montluçon Habitat met en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des actions précontentieuses et contentieuses avec les locataires et les tiers, Montluçon Habitat ayant un intérêt légitime à accompagner ses locataires aux fins de recouvrement d’éventuels impayés de loyers et/ou de charges locatives, engager toutes procédures judiciaires et conserver les éléments nécessaires à la défense de ses intérêts.

Les données seront destinées à un usage interne et pourront également être communiquées aux autorités judiciaires compétentes, aux auxiliaires de justice et officiers ministériels concernés ou aux organismes tiers autorisés par une disposition légale.

Les prestataires de gestion informatique pourront également accéder aux données pour ce qui les concerne.

Les données seront conservées le temps de la procédure, selon les délais de prescription et obligations légales.

Autres contentieux

Montluçon Habitat met en œuvre un traitement ayant pour finalité la préparation, l’exercice et le suivi des recours en justice et, le cas échéant, l’exécution de la décision rendue, ce qui représente pour Montluçon Habitat un intérêt légitime (défense de ses intérêts).

Les données seront destinées aux services habilités de l’Office, et, chacun pour ce qui le concerne, aux :

• Auxiliaires de justice et officiers ministériels (avocats, huissiers, notaires, …) ;
• Autorité saisie d’un litige ;
• Autorités légalement habilitées.

Les données seront conservées selon les modalités suivantes :

• Les données traitées pour gérer un précontentieux sont supprimées dès le règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l’action en justice correspondante ;
• Les données traitées pour gérer un contentieux seront être supprimées lorsque les recours ne sont plus possibles contre la décision rendue ou pour la faire exécuter ;
• A l’expiration de ces périodes, les données sont supprimées ou archivées dans les conditions prévues par le code du patrimoine ;
• Les données relatives aux décisions prononcées peuvent être conservées en archives définitives en raison d’un intérêt historique.

Gestion des ventes

Montluçon Habitat met en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion des demandes de logement social en accession dans le cadre de la relation précontractuelle ou contractuelle avec les demandeurs, ce qui est autorisé par la règlementation en vertu des articles L443-7 et suivants du Code de la Construction de de l’Habitation.

Les données sont destinées aux Services Clientèle et Juridique de Montluçon Habitat et, en cas d’achat, au notaire en charge de l’établissement de l’acte.

Les données pourront également être communiquées aux prestataires intervenants sur le parc immobilier, pour ce qui les concerne.

Les données seront conservées comme suit :

• Les données collectées dans le cadre de l’acquisition d’un logement social sont supprimées à compter du classement sans suite de la demande ou si, au cours de ce délai, un demandeur en fait la demande.
• Lorsqu’une demande d’accession à la propriété est satisfaite, les données à caractère personnel relatives à la demande sont supprimées à compter du paiement complet du logement ou, le cas échéant, à l’issue de la période de sécurisation de la transaction lorsqu’une telle période est prévue.
• Dans tous les cas, les données feront l’objet d’un archivage pour une durée de 5 ans ou jusqu’au prochain contrôle des autorités habilitées (ANCOLS), au plus long des deux, sauf les données nécessaires à la vérification de la mise en œuvre de la clause anti-spéculative (10 ans).

Gestion des partenaires et contacts

Montluçon Habitat met en œuvre un traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité, et par là-même un intérêt légitime, de constituer et mettre à jour une base de données sur ses interlocuteurs et partenaires dans le cadre de son activité.

Les données vous concernant sont uniquement destinées à un usage interne.

Elles seront conservées tant que le partenariat entre l’Office et ses interlocuteurs perdure, et seront en tout état de cause mises à jour lorsque nécessaire.

Cookies et autres traceurs

Fonctionnement des cookies

Lorsque vous visitez un site Web, des cookies ou témoins de connexion sont susceptibles d’être installés dans votre terminal sous réserve des choix et options qui résultent des paramètres de votre logiciel de navigation utilisé lors de votre visite.

Les cookies sont des données utilisées par un serveur pour envoyer des informations d’état au navigateur d’un utilisateur, et par ce navigateur pour renvoyer des informations d’état au serveur d’origine.

Les informations d’état peuvent être par exemple un identifiant de session, une langue, une date d’expiration, un domaine de réponse, etc.

Les cookies permettent de conserver, pendant la durée de validité du cookie concerné, des informations d’état lorsqu’un navigateur accède aux différentes pages d’un site Web ou lorsque ce navigateur retourne ultérieurement sur ce site Web.

Seul l’émetteur d’un cookie peut lire ou modifier les informations qui y sont contenues.

Il existe différents types de cookies :

• des cookies de session qui disparaissent dès que vous quittez le site ;
• des cookies permanents qui demeurent sur votre terminal jusqu’à expiration de leur durée de vie ou jusqu’à ce que vous les supprimiez à l’aide des fonctionnalités de votre navigateur ;
• des cookies tiers directement déposés par des services tiers pour lesquels vous êtes invités, le cas échéant, à consulter la politique de protection des données des tiers concernés.

Certains cookies indispensables au bon fonctionnement de ce site Web sont exemptés de consentement, tels que :

• les cookies identifiants de session, pour la durée d’une session, ou les cookies persistants limités à quelques heures dans certains cas ;
• les cookies de session créés par un lecteur multimédia ;
• les cookies persistants de personnalisation de l’interface utilisateur (choix de langue ou de présentation) ;
• les cookies permettant d’assurer une sécurité optimale du site web.
• les cookies strictement limités à la mesure d’audience

Vous disposez de plusieurs options pour gérer les cookies. Vous pouvez faire le choix à tout moment d’exprimer et de modifier votre consentement en matière de cookies, par les moyens décrits ci-dessous.

Vous pouvez cependant vous y opposer via l’outil de gestion des cookies en cliquant ici.

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Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du site Web et ne peuvent pas être désactivés. Ils sont généralement établis en tant que réponse à des actions que vous avez effectuées et qui constituent une demande de services, telles que la définition de vos préférences en matière de confidentialité, la connexion ou le remplissage de formulaires. Vous pouvez configurer votre navigateur afin de bloquer ou être informé de l’existence de ces cookies, mais certaines parties du site Web peuvent être affectées. Ces cookies ne stockent aucune information d’identification personnelle.

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Vos droits et les modalités de leur exercice

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent ainsi que d’un droit d’opposition (*), du droit à la limitation du traitement et à l’effacement dans le cadre permis par le Règlement Européen.

Vous bénéficiez également du droit à la portabilité de vos données et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès.

Vous pouvez exercer ces droits auprès de Montluçon Habitat :

• Par courrier : Référent RGPD • 2 quai Louis Blanc • 03100 Montluçon.
• Par mail auprès du référent RGPD via ce formulaire de contact.

Montluçon Habitat est susceptible de vous demander un justificatif d’identité.

Si vous estimez, après avoir contacté Montluçon Habitat, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.

Pour votre parfaite information, Montluçon Habitat a désigné un délégué à la protection des données, que vous pouvez joindre via ce formulaire de contact.

(*) Toute demande d’opposition devra être précise (indiquer ce à quoi vous vous opposez) et motivée (pourquoi vous vous y opposez). L’article 21 du RGPD indique en effet que « La personne concernée a le droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement de données à caractère personnel … », ce droit étant de plus limité à certains traitements. Montluçon Habitat étudiera chaque demande et y apportera la suite appropriée.

Date de la dernière mise à jour : 8 octobre 2024